Di recente, durante una conversazione via email con il direttore generale di una grande azienda, ho ricevuto una risposta che mi ha colpito particolarmente: “Il percorso che ci porterà al cambio dell’ERP non dovrà solo definire un partner software, ma dovrà essere l’occasione per ridiscutere e rivisitare i nostri processi”.
Sembra scontato, ma non è sempre facile avere questa lucidità. A volte si pensa che l’introduzione della tecnologia risolva tutti i problemi. Sta di fatto che questa risposta mi ha riempito di soddisfazione e mi ha fatto riflettere sul valore dell'assessment in questi progetti.
Ora, lo so, lo ripeto spesso, ma non fa male ribadirlo: la tecnologia deve essere al servizio dei processi aziendali, non viceversa. Tuttavia, ogni tanto, un cambiamento tecnologico può fare da catalizzatore per qualcosa di molto più grande, un’occasione d’oro per reingegnerizzare e migliorare l’intera organizzazione.
E qui entra in gioco il famoso (ma spesso trascurato) assessment. Saprete sicuramente di cosa si tratta, ma riprendiamo un attimo il concetto.
Assessment: una parola complicata per dire "Facciamo il Punto della Situazione".
Nel contesto dei progetti ERP e delle iniziative di digitalizzazione, l’assessment è quel momento cruciale in cui ci fermiamo, tiriamo un bel respiro e ci chiediamo: “Ma dove siamo davvero?”. È la fase in cui ci prendiamo il tempo per valutare l’organizzazione, i processi e la tecnologia attuali. Rappresenta il primo passo per comprendere lo stato dell'azienda e identificare le aree che necessitano di miglioramento o trasformazione.
Scopo dell'assessment? Ottenere una visione d’insieme del contesto aziendale per guidare la scelta, l’implementazione e l’adozione di nuove tecnologie. Questo processo mira a:
Identificare i punti di forza e di debolezza: sia dal punto di vista tecnologico che di processo.
Mappare i requisiti aziendali: ovvero, capire cosa serve davvero per fare il salto di qualità.
Valutare l'allineamento strategico: assicurandosi che gli obiettivi della digitalizzazione siano in linea con quelli aziendali. Se la digitalizzazione va in una direzione e gli obiettivi aziendali in un’altra… beh, si fa fatica.
Componenti dell'Assessment. Se ben condotto si articola in alcune fasi fondamentali:
Analisi dei processi aziendali: si passano al setaccio le procedure operative per identificare inefficienze, ridondanze o lacune. Così possiamo capire dove il nuovo ERP potrà fare miracoli e dove invece basterebbe una bella spolverata.
Valutazione tecnologica: si esamina l’infrastruttura IT attuale. E sì, questa è la fase in cui si scopre se il server in sala riunioni è ancora valido o se è pronto per il museo delle tecnologie antiche.
Gap analysis: qui confrontiamo lo stato attuale con gli obiettivi futuri per vedere cosa manca e cosa va cambiato.
Coinvolgimento degli stakeholder: raccolta di input da parte dei principali attori aziendali, inclusi dirigenti, responsabili di reparto e operatori di linea, per garantire che l’assessment consideri tutte le prospettive. Perché, come dice il proverbio, “chi ben coinvolge è a metà dell’opera” (...va bé, non era proprio così, ma direi che ci siamo capiti...).
Valutazione della Cultura Aziendale: per capire se l’azienda è pronta a fare il grande salto o se c’è bisogno di un po’ di lavoro motivazionale prima.
Benefici dell'assessment. Prendersi il tempo per affrontare questo processo, porta parecchi vantaggi, tipo:
Chiarezza decisionale: con una buona base, fare scelte diventa molto più semplice. Non vale necessariamente per tutto, ma per un ERP è praticamente indispensabile.
Mitigazione dei Rischi: aiuta a identificare potenziali ostacoli e rischi, permettendo di pianificare strategie di mitigazione. Identificare potenziali ostacoli è come trovare i segnali di pericolo prima di prendere una scorciatoia in montagna. Ti evita un sacco di guai (...ed io, con il mio pessimo senso dell’orientamento, ne so qualcosa...).
Ottimizzazione dei Costi: evita spese inutili, investendo solo nelle aree che necessitano di miglioramenti o innovazioni.
Pianificazione Strategica: agevola la definizione di una roadmap chiara e realistica.
Quando è necessario un assessment? E' fondamentale all’inizio di qualsiasi progetto di trasformazione digitale o implementazione di un ERP. Ma non solo! È utile anche in altri casi:
Espansione aziendale: se stai crescendo e vuoi farlo senza farti male.
Fusioni o Acquisizioni: per armonizzare i processi e le tecnologie delle diverse realtà aziendali coinvolte.
Aggiornamento Tecnologico: in generale quando si pianifica di migrare a nuove tecnologie o di aggiornare sistemi esistenti.
Alla fine di questo percorso, avrai definito con precisione gli obiettivi da raggiungere, i passi da compiere, i tempi e, non meno importante, l’entità economica del progetto di sostituzione dell'ERP. Decidere di procedere con un assessment non significa semplicemente acquistare un progetto di analisi, ma investire nella tranquillità e nella sicurezza. Condividerai la responsabilità del successo con il tuo partner, rendendo il carico su di te decisamente più leggero. Non mi sembra affatto male, tu che dici?
Con questo ti saluto e #restoinascolto.
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